Digital driftshandbok | Stockholm | GetCompliant

Förenkla, spara tid och få koll med digital drift och egenkontroll 

 

Minska gapet mellan kontor och golv​

Det borde vara självklart för ledningen att alltid veta att kedjans koncept, arbetssätt och kampanjer följs i alla enheter, varje dag, hela året. Och det borde vara enkelt för medarbetare ute på enheterna att alltid veta vad som gäller och vad som ska göras, och att all tid kan läggas på service till kunder och gäster. Men så är det ju inte alltid, det vet alla som jobbat i kedjeföretag.

GetCompliant jobbar för att överbygga det gap som finns mellan kedjans huvudkontor och medarbetarna på golvet. Vi ser ingen anledning till att någon lägger värdefull tid på att leta, förklara och göra om när denna tid istället kan läggas på att ta kedjan framåt och ge bästa tänkbara service. 

Vi hjälper dig som driver en kedja att paketera, leverera och enkelt uppdatera arbetssätt, hantera uppgifter och utföra checklistor och ger dig en enkel uppföljning på hur det går för alla enheter, i ett verktyg.

Med allt på en plats blir det enkelt för medarbetare i driften och platschefer att hitta, förstå och utföra alla sina uppgifter effektivt. Helt utan pärmar och papper. 

GetCompliant är ett molnbaserat verktyg som alla i kedjan kan nå via webben, smartphones och plattor för att få koll på allt som görs, hur det ska göras och vilka avvikelser som finns, digitalt och i realtid.

Nedan ser du några av de funktioner vi erbjuder.

 

Dagsplan med uppgiftshantering

I dagsplanen visas alla arbetsuppgifter som ska utföras under dagen oavsett om det är en uppgift som görs varje dag eller bara en gång om året. Alla medarbetare kan ses vad som ska göras, om det är gjort och av vem.

Varje uppgift kan besvaras med olika svarsalternativ, med ett enkelt "OK" eller med text och siffror för t ex temperatur-kontroll, helt utifrån er verksamhets arbetsätt. Varje uppgift kan kommenteras med text eller diktafon och bilder kan enkelt bifogas. Till uppgiften kan ni koppla manualer, filmer och länkar  som gör det lättare för nyanställa att komma igång och för alla medarbetare att få samsyn i hur uppgifter ska utföras

Ni bestämmer själva hur uppgifterna och svarsalternativen ska formuleras och i vilken frekvens de ska utföras och när de ska synliggöras så att medarbetare i enheter kan planera sin tid. Varje enhet kan redigera och skapa egna lokal uppgifter.

 

Dagsplan förenklar ledarskapet, minskar ställtider och hjälper verksamheten att skapa och bibehålla ordning och reda - och ger alla mer tid för gästen och kunden!

 

Enkel avvikelserapportering 

Om något inte stämmer och måste åtgärdas skapas en "avvikelse" med kommentarer, ansvarig och möjlighet att sätta ett senaste datum för åtgärd. 

 

Med hjälp av avvikelsehantering kan ni enkelt identifiera, rapportera, åtgärda och följa upp avvikelser. Kritiska punkter blir synliga för alla och det blir lättare att  skapa åtgärdsplaner, både för enskilda enheter och hela kedjan. 

Avvikelser kan dokumenteras med bild och text, direkt i mobilen och på webben och delegeras till rätt medarbetare. Alla kan se aktuell status på den enskilda avvikelsen och se vilka åtgärder som vidtagits.

Alla avvikelser ligger öppna i systemet vilket skapar en medvetenhet om vanliga kritiska punkter och sparar tid i kommunikation över vad som behöver förbättras och åtgärdas.

 

Lättillgängliga instruktioner

Till varje uppgift uppgift kan tydliga arbetsbeskrivningar kopplas som hjälper medarbetare att utföra uppgifter på ett i förväg överenskommet sätt. Utöver text kan ni använda bilder, pdf-dokument, länkar, instruktionsfilmer m.m. 

Det blir inte bara enklare för nyanställda att introduceras i arbetet. Nya moment och metoder kan snabbare spridas i hela verksamheten. Information om kampanjer och planogram kan förmedlas enkelt och i bilder eller annan media. Kedjan får en enhetlig bild över hur produkter ska exponeras vid olika tillfällen.​ 

 

Att samla säkerhetsrutiner och egenkontrollprogram digitalt på ett ställe underlättar för alla medarbetare som behöver visa upp att rutiner finns för myndigheter.

Kunden förväntar sig en jämn och hög nivå alla dagar i veckan oavsett tid och vem som arbetar. Finns en gemensam överenskommen standard som alla följer kan slöserier reduceras, kvalitén öka och det blir lättare att ständigt förbättras.

 

Det ska vara lätt att gör rätt!

 

Smarta checklistor och formulär

Med hjälp av formulären skapas checklistor och andra verktyg för medarbetare, driftstöd och ledning efter kedjans egna behov och krav. Att utföra en audit av verksamheten för att se att den standard som överenskommit faktiskt upprätthålls är ofta nödvändigt, men kan också vara lärorikt och utvecklande för både ledning och medarbetare. 

Då alla är delaktiga i att gå ett varv som gästen eller kunden gör och ser på erbjudandet med dennes ögon kan kvaliteten hållas på en jämn hög nivå. Felaktigheter och avvikelser kan snabbare åtgärdas, introduktioner påskyndas och engagemanget ökar. 

 

Många verksamheter lever med krav från myndigheter och måste påvisa att arbetsmiljön är bra, matsäkerheten hög och risken för brand låg. Att samla alla dessa olika checklistor på ett ställe underlättar och förbättrar det jobbet.

Vår formulärfunktion är ett flexibelt verktyg som kan ha många olika användningsområden beroende på era behov, våra kunder använder det inte bara till olika checklistor utan även vid utvecklingssamtal, inhämtning av förbättringsförslag och mycket mer. 

 

Tydlig översikt av nuläget

Översikten ger en snabb och bra insikt i driften  och vad som hänt i hela kedjan. All historik sparas så att det blir enkelt att se vad som blivit gjort och inte gjort. Det går bra att få en sammanställning av aktiviteter på alla nivåer eller gå in på detaljer. Nyckeltalen fokuserar på att effektivisera driften, på om uppgifter är gjorda, om avvikelser finns, och om dom är åtgärdade eller inte.

Det går också att hämta data och skapa egna rapporter i excel eller andra analysverktyg.

​Det blir enkelt att följa upp vad som händer på golvet, och utifrån det fatta mer välgrundade beslut.

Ett digitalt arbetssätt betyder bland mycket annat att er verksamhet är "papperslös". Om det som tidigare fanns på papper i pärmar finns samlat i "molnet", spar ni inte bara på miljö och på pengar utan även också på medarbetarnas tålamod då allt blir lättare att hitta och använda.

 

Kom igång snabbt

När du valt att jobba med oss, så startar en onboarding av era enheter. Vi hjälper hela din kedja igång.

 

Vi fyller applikationen med era manualer, instruktioner, checklistor, bilder, filmer och övriga dokument, allt på en plats - i "molnet". Ansvariga i en eller ett par enheter får tillsammans med sina medarbetare testa uppsättningen i några veckor. Samtidigt testar även en regionchef sina checklister. Allt är lättillgängligt, både i mobila enheter och på webben.

 

Tillsammans utvärderar vi testen och skapar utifrån den en "mallbutik". När alla är nöjda lanserars tjänsten till hela kedjan.

Vi skickar ut instruktioner och inloggningsuppgifter till alla era berörda medarbetare i kedjans enheter enligt en överenskommen plan. Vi hjälper alla igång (vilket brukar gå snabbt och vara lätt), allt sker digitalt över nätet, ingen ska behöva resa på utbildningar och gå på kurs. 

När ni är igång stödjer våra vana Customer Success Managers er över tid.

Inget stort IT projekt

Att digitalisera driften handlar mer om ett nytt arbetssätt än stora IT-förändringar.

Det är enkelt att komma igång med GetCompliant redan från Dag 1. Vi hjälper er att lägga in ert material och allt lagras i molnet, ni behöver inte lägga mycket tid på implementering. En kedja på 500 enheter kan rullas ut på en månad.

Automatiska rapporter

Med hjälp av e-postrapporter får medarbetare information om sin enhet, och ansvariga för flera enheter får en samlad bild över hur det går. Använd översikten för att skapa egna rapporter för möten och planering.

Med insikt om hur det går, skapas incitament till enheter att tävla och jämföra sig med varandra och ständigt utvecklas till det bättre.

Det går också att få e-postrapporter som påminner om vad som ska göras under dagen, varje dag. Detta kan förenkla morgonmöten och göra det enklare att delegera dagens uppgifter. 

Ökad genomförandegrad

Hur brukar det gå då, när kedjan kommer igång? Grafen nedan visar en typisk start av GetCompliant i en medelstor svensk kedja. I början är allt några väldigt entusiastiska och svara snabbt "rätt" på alla frågor och för andra tar det lite längre tid att komma igång, genomförandegraden brukar vara i snitt ganska låg.

 

Efter ett par veckor börjar medarbetarna förstå och anamma det nya arbetssätten och hur applikationen ska användas, och fler börjar jobba med verktyget. Samtidigt ifrågasätts det om det verkligen kan vara "100 %" på allt alltid, och man kommer fram till att så är det ju kanske inte. Genomförandegraden ökar när fler hoppar på, samtidigt som de högsta siffrorna sjunker är fler lära använda verktyget rätt. Med tiden ökar den totala genomförandegraden - alla blir compliant!

 
 

Vill du bli kontaktad?

Vill du ha mer information om GetCompliant, boka ett möte eller kanske en webbdemo?
Vill du ha hjälp från vår support? Klicka här istället! Supporten är bemannad 8-17 på vardagar.

Upptäck GetCompliant

Digital egenkontroll är mycket mer än tidsbesparing och ett modernare verktyg. I filmen visar Peder varför digital egenkontroll är att föredra och agerar köpman för en dag.

 

Testa ni också och upplev effekten av att samla all driftshantering digitalt! 

  • Facebook
  • Google+ - Black Circle
  • YouTube
  • Instagram - Black Circle
  • Twitter
What we do

GetCompliant helps retail and restaurant chains save time, secure compliance and reach set goals in everyday life.

Our cloud-based service includes digital checklists, documentation capabilities, and performance tracking for all levels of the chain.

Customers

Get our newsletter (in Swedish)

Find us on social media

Download the app

Made with love by GetCompliant. Copyright by GetCompliant AB

Contact: info@getcompliant.org. Tel: +46 8200 127 Post: Alströmergatan 22, 112 47 Stockholm, Sweden